Unmanaged travel
Термин unmanaged travel используют для описания системы, при которой компания не внедряет какой-либо отлаженный механизм организации командировок, позволяя сотрудникам самостоятельно покупать билеты, бронировать номера в отелях и по собственному усмотрению распределять командировочные расходы в период поездки. Такое положение дел совершенно не выгодно бизнесу, но понимают это далеко не все предприниматели.
Сотрудники самостоятельно покупают билеты, бронируют номера в отелях, фото WEB
Отсутствие корпоративной travel-политики характерно, в основном, для небольших компаний, которые считают, что не могут себе позволить оплату специального программного обеспечения, позволяющего автоматизировать все процессы организации деловых поездок, или включить в штат сотрудника, который будет заниматься travel-поддержкой. Однако в отсутствие системы регулирования бизнес-путешествий теряют они, возможно, даже больше, чем экономят.
Согласно исследованиям 2019 года, около 80% российских компаний с численностью сотрудников более 500 человек и ежегодной выручкой больше 3 млрд. рублей пользуются услугами специальных фирм, которые помогают в организации служебных поездок. К осознанию необходимости такого решения теперь приходят и менее крупные бизнесы, однако не менее 30% деловых поездок до сих пор организуют сами командированные сотрудники. Такая тревел-политика наименее эффективна и чаще всего влечёт за собой дополнительные расходы.
Крупные компании пользуются услугами фирм для организации служебных поездок, фото WEB
Минусы неорганизованной тревел-политики
Когда сотрудник, отправленный в командировку, самостоятельно занимается её организацией, для собственника бизнеса возникает ряд рисков, о которых он чаще всего даже не задумывается. Среди них:
- Нерациональная трата средств компании. Предоставив сотруднику свободу выбора, компания рискует потратить гораздо больше, чем в случае, когда организацией поездки занимается лицо незаинтересованное. В самой удобной по расположению гостинице оказываются свободны только номера класса люкс, в самолёте внезапно заканчиваются билеты эконом-класса, а такси почему-то наматывают за период командировки сумасшедший километраж. Что ж, неудивительно, ведь чужие деньги тратить легко и приятно, а обладая некоторой смекалкой, на командировке можно даже неплохо заработать.
- Нерациональная трата рабочего времени сотрудников. Быстро купить билет, выбрать гостиницу, организовать трансфер могут только люди, которые занимаются этим регулярно. Если же человек в своей повседневной жизни планирует только поездки из дома до работы и обратно, то на организацию командировки он может потратить не один час и множество нервных клеток. А ведь это время он мог бы посвятить своей непосредственной работе и подготовке дел/задач к поездке.
На организацию командировки сотрудник тратит рабочее время, фото WEB
- Упущенные возможности. Большинство авиакомпаний, сетевых отелей, тревел-агентств имеют гибкие системы скидок и бонусные программы, использование которых позволяет неплохо экономить на поездках, особенно, если они регулярные. С другой стороны, при покупке авиабилетов, страховок и т.д. есть множество нюансов, которые нужно знать заранее, чтобы потом не пришлось переплачивать.
- Проблемы с документооборотом. Когда человек едет в деловую поездку (особенно, если он делает это не часто), он беспокоится о том, чтобы не потеряться, не опоздать и, конечно, качественно выполнить поставленную перед ним задачу. Он обычно забывает о необходимости подкреплять каждый свой расход документом, что потом влечёт за собой серьёзную головную боль для бухгалтерии.
Потерянные бумажные билеты, чеки создают проблему для бухгалтерии, фото WEB
А ещё ведь в поездках нередко случаются форс-мажоры, рейсы задерживаются, стыковки не получаются, номера в гостиницах оказываются заняты… И если решение всех этих проблем ложится на плечи командированного сотрудника, стоит ли ожидать, что свою работу он выполнит качественно?
Решение есть!
На самом деле, в небольшой компании тревел-поддержкой всех сотрудников вполне может заниматься секретарь руководителя, специалист кадровой службы или другой человек, который готов взять на себя дополнительный объём работы за некоторую невысокую плату. Компания не понесёт колоссальных затрат, зато сотрудники будут заниматься каждый своим делом и в поездках будут чувствовать себя спокойно.
Тревел-поддержкой сотрудников может заниматься секретарь руководителя, специалист кадровой службы, фото WEB
Другой выход из ситуации — использование автоматизированных программ, вроде Trivio, которые помогают найти самые выгодные предложения, формируют отчёты, готовят закрывающие документы, составляют календари, фиксируют повторяющиеся действия и имеют ещё уйму преимуществ, которые точно пригодятся любой компании, планирующей активную разъездную деятельность сотрудников.
