Командировки: от проблем к решениям

Командировки: от проблем к решениям

Мир то открывает границы, то снова закрывает их, но количество деловых поездок россиян, по сравнению с прошлым годом, неуклонно растёт. Для кого-то командировка — обыденность, для других — приятная возможность отвлечься от рутины. Однако, в любом случае организация поездки — задача не из простых, и хорошо, когда в компании этим вопросом занимаются «специально обученные люди». Но это не всегда так, и часто работодатель даже не подозревает, какие проблемы влечёт за собой unmanaged travel.

Unmanaged travel

Термин unmanaged travel используют для описания системы, при которой компания не внедряет какой-либо отлаженный механизм организации командировок, позволяя сотрудникам самостоятельно покупать билеты, бронировать номера в отелях и по собственному усмотрению распределять командировочные расходы в период поездки. Такое положение дел совершенно не выгодно бизнесу, но понимают это далеко не все предприниматели.

Сотрудники самостоятельно покупают билеты, бронируют номера в отелях

Сотрудники самостоятельно покупают билеты, бронируют номера в отелях, фото WEB

Отсутствие корпоративной travel-политики характерно, в основном, для небольших компаний, которые считают, что не могут себе позволить оплату специального программного обеспечения, позволяющего автоматизировать все процессы организации деловых поездок, или включить в штат сотрудника, который будет заниматься travel-поддержкой. Однако в отсутствие системы регулирования бизнес-путешествий теряют они, возможно, даже больше, чем экономят.

Согласно исследованиям 2019 года, около 80% российских компаний с численностью сотрудников более 500 человек и ежегодной выручкой больше 3 млрд. рублей пользуются услугами специальных фирм, которые помогают в организации служебных поездок. К осознанию необходимости такого решения теперь приходят и менее крупные бизнесы, однако не менее 30% деловых поездок до сих пор организуют сами командированные сотрудники. Такая тревел-политика наименее эффективна и чаще всего влечёт за собой дополнительные расходы.

Крупные компании пользуются услугами фирм для организации служебных поездок

Крупные компании пользуются услугами фирм для организации служебных поездок, фото WEB

Минусы неорганизованной тревел-политики

Когда сотрудник, отправленный в командировку, самостоятельно занимается её организацией, для собственника бизнеса возникает ряд рисков, о которых он чаще всего даже не задумывается. Среди них:

На организацию командировки сотрудник тратит рабочее время

На организацию командировки сотрудник тратит рабочее время, фото WEB

Потерянные бумажные билеты, чеки создают проблему для бухгалтерии

Потерянные бумажные билеты, чеки создают проблему для бухгалтерии, фото WEB

А ещё ведь в поездках нередко случаются форс-мажоры, рейсы задерживаются, стыковки не получаются, номера в гостиницах оказываются заняты… И если решение всех этих проблем ложится на плечи командированного сотрудника, стоит ли ожидать, что свою работу он выполнит качественно?

Решение есть!

На самом деле, в небольшой компании тревел-поддержкой всех сотрудников вполне может заниматься секретарь руководителя, специалист кадровой службы или другой человек, который готов взять на себя дополнительный объём работы за некоторую невысокую плату. Компания не понесёт колоссальных затрат, зато сотрудники будут заниматься каждый своим делом и в поездках будут чувствовать себя спокойно.

Тревел-поддержкой  сотрудников может заниматься секретарь руководителя, специалист кадровой службы

Тревел-поддержкой  сотрудников может заниматься секретарь руководителя, специалист кадровой службы, фото WEB

Другой выход из ситуации — использование автоматизированных программ, вроде Trivio, которые помогают найти самые выгодные предложения, формируют отчёты, готовят закрывающие документы, составляют календари, фиксируют повторяющиеся действия и имеют ещё уйму преимуществ, которые точно пригодятся любой компании, планирующей активную разъездную деятельность сотрудников.


Актуальные статьи

ВЭФ-2022

Индия и Россия

Пояс и Путь

Россия — Африка